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5个改变你工作和生活的顶级时间管理策略更新时间:2019-11-1 9:34:06 浏览次数:689

 你是否经常发现自己想要实现自己的目标并改变世界,却时不时地感到懒惰和无动机?

 传统的时间管理策略,例如严格的日常工作和日常安排,已经不适用于这个信息超载时代,应该管理的是自己的注意力和优先事项,而不是时间本身。 
 
全球博士联合会(GDA)特分享五个时间管理技巧,它们可以帮助您实现目标,让您有更多时间来处理其他重要事项。 
 

艾森豪威尔矩阵 通过定义您手头的每项任务的紧迫性和重要性,自我意识到您的优先事项。

 帕累托分析 利用80/20规则以最小的努力和输入最大化您的输出。

 帕金森定律 利用截止日期的力量更快地完成任务。

 番茄工作法 根据您的能量水平安排任务,在更短的时间内完成更多工作。

 2分钟规则 使用简单的心理技巧打破拖延并避免分心



01.艾森豪威尔矩阵


在德怀特·艾森豪威尔成为第34任总统之前,他在第二次世界大战期间担任美国陆军上将,并成为盟军最高指挥官。德怀特的职位要求他定期做出关于每天应该关注什么的艰难决定。

 这导致他发明了著名的艾森豪威尔矩阵-也称为紧急重要矩阵-有助于根据紧迫性和重要性决定任务并确定其优先级。

 为了快速制定高利益决策,根据其紧迫性和重要性将您的待办事项分为四个象限。x轴具有紧急不紧急,在y轴上具有重要不重要。然后,根据其特征,将您的优先级,习惯和任务添加到这四个象限中的一个。

 紧迫而重要:现在要做的事情。


紧急但不重要:现在要做的事情,但你应该尽力委托或消除这一点。

 不紧急但重要的是:要关注的事情。执行此操作时,您将执行不太紧急的任务。

 不紧急而不重要:忽视或消除的事情。

 艾森豪威尔矩阵不仅可以帮助您管理手头上每项任务所花费的时间,还可以为您提供额外的意识和清晰度,让您了解应该和不应该做的事情。



02.帕累托分析


Vilfredo Pareto是意大利工程师,社会学家,经济学家,政治学家和哲学家。他为经济学做出了许多重要贡献。

 他很著名的一个观察之一是权力和财富没有以线性模式分布,相反,它是一个反向的曲棍球棒,其中一小部分人拥有大部分财富。

 此外,他在每个地区都看到了相同的模式。

 在帕累托的调查中,20%的人口拥有80%的财富。

 在软件中,通过修复20%的错误可以消除80%的错误和崩溃。

 在商业领域,20%的产品或客户带来了80%的收入。


同样的80/20原则也适用于我们的工作:20%的日常工作导致80%的结果,同时,80%的失败或效率低下是由20%的触发因素或不良习惯引起的。

 为了增加花费时间的价值和影响,使用帕累托原理分析您的例程创建和优化它们的每个影响,以便它们生成最佳和最大可能的输出。以下是您可以遵循的两步流程(基于Warren Buffet25/5规则):

 制作两个清单。第一个列表是产生80%结果的例程的20%。然后,制作另一个20%的例程列表,这些例程导致80%的不良后果或效率低下。

 专注于第一个列表并消除第二个列表。尽量消除或至少最小化破坏性程序,并将时间和精力集中在导致良好进步的前20%习惯上。

 值得一提的是,从时间管理的角度来看,您不应该只根据效率来分析您的习惯。相反,请考虑这些习惯如何影响您的情绪和行为,因为它们在提高您的生产力方面起着关键作用。



03.帕金森定律


1955年,英国历史学家和作家西里尔·诺斯科特·帕金森发表了一篇有趣的声明。他观察到工作扩大到填补完成时间。这一观察结果于1955年首次发表在经济学人杂志上,并在网上重新发表。他称之为帕金森定律。

 对于帕金森来说,帕金森定律归结为一个休闲女士整天写一张明信片的精华所在,而这需要一个忙碌的男人三分钟。

 任务的总工作量是相同的,但是花在寻找明信片,写作,搜索地址等上的时间是有时间的人和没有时间的人之间的区别。

 帕金森定律的概念就是给自己时间限制你所做的一切-即使你不需要。这种自我规定的截止日期将作为一种提示,专注于你的工作,而不是拖延。


如果您有八个星期的时间来完成一个项目,请尝试强制自己在六周内完成项目,这样您就可以提前开始并有更多时间进行审核。

 如果您认为撰写文章需要9个小时,请尝试给自己六个小时。

 如果您通常需要两个小时来查看电子邮件,请尝试在一小时内完成。

 一个自我强加的紧迫期限不仅会迫使你摆脱拖延,也会让你真正做好工作,它还会迫使你创造性地看待你的任务。通过缩短完成任务的时间,您更有可能提出更好的系统和工作流程,从而提高您的效率和效率。



04.番茄工作法


番茄工作法是由工程师Francesco Cirillo20世纪80年代末发明的时间管理方法。这种技术使用计时器将工作分解为间隔,鼓励定期中断并减少内部和外部中断的影响。 
 
番茄工作法是一个简单有用的概念:

 在开始处理任何事情之前,请确定要完成的任务。

 然后,每25分钟你完成一次焦点工作,休息五分钟,让自己从工作中解脱出来。这被算作一组。

 休息五分钟后,回到任务中再给予全程关注25分钟。

 重复这些设置,直到任务完成。

 你也可以休息1525分钟-在三到四套工作之后再重复一次。

这项技术有效,因为它符合我们的能量和注意力的工作方式。我们的能量不是像机器一样全天候工作,而是全天都会多次上升和下降。在工作间隔之间定期休息就像按下重置按钮一样,帮助我们重新专注于我们的任务(在下一个时间间隔内)而不是让步于分心。 

通过使用严格的时间管理方法,大多数人都试图通过外部动机,残酷的惩罚和纯粹的意志力来提高他们的生产力。问题是,我们的大脑渴望得到即时的满足和完美,而不是让重要的事情开始和完成。

试图强迫自己进入任务只会增加压力和抵抗力,这会让你拖延更长时间。下次当您感觉到对某项任务的巨大阻力时,请尝试实施2分钟规则


2分钟规则适用于三个简单的规则:


当事情需要不到两分钟的时间完成时,立即执行。


当事情需要两分多钟才能完成时,从任务的前两分钟开始,只关注它。


当你分心时,停下来花两分钟思考,然后再让你分心,这会让你分心。




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